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La Conservación y Digitalización de las destinaciones aduaneras

En el 2009 por medio de la Resolución General Nº 2573 y sus modificatorias se reguló, entre
otros aspectos, que el declarante en carácter de depositario fiel deberá archivar y resguardar la
documentación aduanera, así como aportar la misma ante un requerimiento de la AFIP.
En efecto, el art.6 de la norma le confiere al declarante el carácter de “Depositario Fiel”.
Para tal fin se establecieron los lineamientos operativos aplicables a la documentación
correspondiente a las destinaciones y operaciones aduaneras.
Se tuvo en cuenta los postulados de la Organización Mundial de Aduanas (OMA) relativos al pilar
Aduana/Empresa y las experiencias exitosas de administraciones aduaneras extranjeras que
racionalizaron sus procesos, trasladando a los declarantes aquellas funciones compatibles con su
condición de auxiliares del comercio y del servicio aduanero.
La resol.2721/09 estableció los lineamiento operativos aplicables a la documentación y en su art.3
estableció la figura del “Prestador de Servicios de Archivo y Digitalización” (PSAD).
Esta figura constituye una innovación con respecto a lo dispuesto en otras administraciones
aduaneras acerca de esta responsabilidad delegada en los operadores por parte de la
administración pública.
En el anexo I de la Res.2721 define al PSAD de la siguiente manera:
“es el sujeto habilitado por este Organismo para esa función, que efectúa la guarda y
digitalización de documentación aduanera por encargo del depositario fiel obligado, en las
condiciones y con los requisitos que determina esta resolución general”.
Determina que para la conservación y digitalización de la documentación aduanera, el
declarante, como responsable de ella en su carácter de depositario fiel, podrá utilizar los servicios
de un tercer sujeto, habilitado por este Organismo como “Prestador de Servicios de Archivo y
Digitalización” (PSAD).
Los procesos permitirán consultar electrónicamente las declaraciones aduaneras y su
documentación complementaria, ambas digitalizadas.
En los trámites posteriores al libramiento de la mercadería se observará el procedimiento de
acceso telemático a la documentación aduanera digitalizada, el cual reemplazará a lo previsto en
la normativa vigente respecto de su traslado y presentación en soporte papel.
Los “Prestadores de Servicios de Archivo y Digitalización” (PSAD) podrán solicitar a la AFIP su
habilitación para operar como tales.
Se establecen también las condiciones para el archivo y digitalización entre las cuales podemos
destacar:
Condiciones que deberán cumplir los “PSAD”
Asumir el compromiso de no divulgar ningún aspecto de la documentación resguardada, mediante
la presentación de una nota, por duplicado y con carácter de declaración jurada, ante este
Organismo.
Contar con un servicio de auditoría externa de procesos.
Poseer un sistema de registro y consulta en línea con esta Administración Federal de los
documentos recibidos y digitalizados
Se requiere de los PSAD que la infraestructura informática destinada a la conservación de la
información deberá contar con todas las medidas tendientes a asegurar la disponibilidad,
integridad, confidencialidad, auditabilidad, no repudio y accesibilidad a la información para las
personas autorizadas, exclusivamente.
Deberá utilizarse tecnología y procedimientos que aseguren la fidelidad, uniformidad e integridad
de la información resguardada y transmitida.
La tecnología de captura, memorización, archivo y visualización de la información utilizada deberá
impedir la posibilidad de manipulación de los datos contenidos en el documento.
Los declarantes e importadores/exportadores podrán acceder a las imágenes digitalizadas de sus
documentos.
Han transcurrido mas de 10 años desde la implementación de la figura del Depositario Fiel, con la
consecuente responsabilidad de la conservación (guarda) y digitalización de la documentación
aduanera, el régimen se encuentra afianzado, la innovación de los Prestadores de Servicios de
Archivo y Digitalización han cumplido su rol, la posibilidad de que cada operador cumpla por si
mismo ésta obligación se mantiene.
En otros países, donde la figura de los PSAD no está incorporada aún. Los operadores acumulan
gran cantidad de documentación ocasionando ello una elevada concentración de papeles con el
consiguiente espacio físico que ello conlleva.
El objetivo de una aduana con menos papeles podemos decir que se cumplió y en gran medida
podemos afirmar que la responsabilidad y el profesionalismo de los operadores de comercio
exterior lo hizo posible.